Projektbeschreibung

Kulturdepot ist eine digitale Verleihplattform, die ich in Zusammenarbeit mit dem Kulturamt Bremerhaven entwickle: eine „Bibliothek der Dinge“ für Veranstaltungsequipment, über die Akteur:innen der freien Kunst- und Kulturszene Technik, Requisiten und Material des Kulturamts unkompliziert anfragen und ausleihen können.

Die Idee dafür ist nicht neu – sie stammt aus einer Konzeptarbeit während meines Studiums 2024. Seit Frühjahr 2026 baue ich daraus eine reale, technische Plattform: Next.js, Payload CMS, PostgreSQL und ein vollständiger Verleih-Workflow mit Buchungsregeln und Zahlungsabwicklung.

Die Idee: „NIE WIEDER“ stundenlang nach Equipment suchen

Der Ursprung von Kulturdepot liegt in meiner eigenen Erfahrung als Mitorganisator beim Novum Kollektiv. Für unsere erste Veranstaltung am Kolumbusbahnhof – mit rund 350 Besucher:innen ein voller Erfolg – mussten wir Equipment aus völlig verschiedenen Quellen zusammentragen: die Musikanlage vom Kulturamt, Teppiche vom Werk e. V., Vorhänge von Rock-Cyclus e. V., eine Nebelmaschine vom AStA der Hochschule Bremerhaven, Lichtequipment von „Das letzte Kleinod“ und Videomaterial vom Seestadtarchiv. Das hat nur funktioniert, weil wir über andere Projekte bereits Kontakte zu all diesen Stellen hatten.

Genau das ist das Problem: Die Ressourcen der Stadt – Veranstaltungstechnik, Räume, Requisiten – liegen verteilt in den voneinander abgekoppelten Systemen einzelner Organisationen (Kulturamt, AStA, Werk e. V., diverse Vereine). Es gibt keinen gemeinsamen Überblick. Ungenutztes Material bei einer Organisation trifft auf Mangel bei einer anderen, neue Akteur:innen wissen nicht, wo sie anfragen können, und Organisationen schaffen Dinge neu an, die anderswo bereits ungenutzt vorhanden sind. Wer kein Netzwerk hat, hat es entsprechend schwer – und das senkt die Hemmschwelle für neue Projekte in der Kulturszene insgesamt.

Konzept: Eine digitale Selbstverwaltungsplattform

Aus diesem „nie wieder“ entstand 2024 das Konzept einer digitalen Selbstverwaltungsplattform für Akteur:innen der freien Kunst- und Kulturszene: eine zentrale Anlaufstelle, über die Ressourcen, Wissen und Infrastruktur strukturiert und auffindbar gemacht werden – durchsuchbar und filterbar, als neutrale Vermittlungsstelle zwischen Organisationen und Einzelpersonen.

Drei Anforderungen standen dabei im Mittelpunkt:

• Stark vereinfachte Bedienung, damit die Nutzung unabhängig von Bildung, Sprache und Medienkompetenz möglich ist – ergänzt durch eine Filterfunktion für komplexere Anfragen.
• Kein thematischer Fokus: Musikequipment für elektronische Musik soll genauso erfasst werden wie Kostüme und Requisiten für Theater oder andere Sparten.
• Kollektives Wachstum: Perspektivisch sollen auch andere Organisationen und Einzelpersonen eigene Ressourcen einpflegen können, sodass die Plattform mit der Nutzung wächst.

Der ursprüngliche Plan sah ein iteratives Vorgehen vor – von einem visuellen Anschauungsmodell über die Wahl der Softwarearchitektur bis zu einer ersten Version im Testbetrieb mit kleinem Nutzerkreis. Genau diesen Weg gehe ich jetzt mit Kulturdepot.

Architektur & Tech-Stack

Technisch ist Kulturdepot eine Next.js-Anwendung (App Router) mit Payload CMS 3 als Headless-CMS-Backend. Für die konkrete Umsetzung habe ich mich für folgenden Stack entschieden:

• PostgreSQL als Datenbank (@payloadcms/db-postgres)
• S3-kompatibler Objektspeicher für Medien, lokal über MinIO via Docker Compose
• Lexical als Rich-Text-Editor für Inhalte (@payloadcms/richtext-lexical)
• shadcn/ui, Tailwind CSS und Phosphor Icons für das Frontend
• i18n für Deutsch und Englisch
• Vitest für Integrationstests und Playwright für End-to-End-Tests
• Ein vollständiges Docker-Compose-Setup (Payload, Postgres, MinIO) für die lokale Entwicklung

Diese Entscheidungen spiegeln den ursprünglichen Plan wider: erst die Anforderungen klären, dann eine passende Architektur wählen – inklusive Datenbank, Speicher und Programmiersprache – und anschließend eine erste funktionsfähige Version bauen.

Datenmodell: Objekte, Kategorien, Anfragen

Im Zentrum steht die Collection Objects – jeder ausleihbare Gegenstand mit Titel, Marke, Modell, Beschreibung, Preis, verfügbarer Menge, Bildern und einer Zuordnung zu Category und Subcategory. Die Beispieldaten für den Katalog umfassen Kategorien wie Veranstaltungszubehör, Lichttechnik, Stromversorgung, Stromkabel, Videoequipment und Audiotechnik – also genau die Bandbreite an Equipment, die in der ursprünglichen Konzeptidee als Beispiel diente.

Eine Ausleihe läuft über die Collection Requests: Eine Anfrage enthält Kontaktdaten, Zeitraum, die angefragten Objekte (als eigene RequestObject-Einträge mit Menge und Preis) und einen Status, der von PENDING über PAYMENT_RECEIVED und APPROVED bis zu COMPLETED oder CANCELLED reicht – inklusive einer eigenen Status-Historie. Ergänzt wird das Modell durch Brands, Documents (z. B. für Nutzungsbedingungen oder Rechnungen), Users, Media und ein globales Settings-Objekt für Öffnungszeiten und Verleih-Konfiguration.

Der Verleih-Prozess

Für Nutzer:innen läuft der Ablauf über Suche und Filter nach Kategorie, eine Objektseite mit Verfügbarkeitskalender sowie einen mehrstufigen Checkout, der in eine Anfrage (Request) mündet. Die Verleih-Regeln sind dabei fest hinterlegt:

• Buchung frühestens 6 Monate im Voraus, spätestens 3 Tage vorher
• Mietdauer zwischen 1 Tag und 4 Wochen
• Abholung und Anlieferung Montag bis Freitag, 10–14 Uhr oder nach Vereinbarung
• Am Folgetag der Rückgabe ist das Objekt wieder einsatzfähig

Für die Bezahlung ist eine Anbindung an eine Bezahldienst-Schnittstelle des Kulturamts vorgesehen, über die Anfragen nach Zahlungseingang automatisch in den Status PAYMENT_RECEIVED wechseln. Für die Buchhaltung ist außerdem ein fortlaufendes Rechnungsnummern-Schema hinterlegt, das Referenz, Jahr, Bearbeiter:in und eine laufende, automatisch hochzählende Rechnungsnummer kombiniert.

Aktueller Stand & offene Punkte

Seit April 2026 baue ich Kulturdepot aktiv auf – Schritt für Schritt, genau wie im ursprünglichen Konzept als „erste Version mit wesentlichem Funktionsumfang“ beschrieben. Suche, Objektseiten, Checkout und der grundlegende Verleih-Workflow stehen; parallel arbeite ich an einer To-do-Liste mit den nächsten Schritten:

• Testing: End-to-End-Tests mit Playwright, realistische Testdaten, ein getesteter Checkout-Flow und Kontaktformular
• Performance & Stabilität: einheitliches Error-Handling, Bildoptimierung, Limits für Bildgrößen
• Sicherheit: Zugriffsrechte für Dokumente und Admin-Bereiche konsequent absichern
• UI-Feinschliff: Layout-Details für Mobilgeräte, Verfügbarkeitsanzeige im Kalender, Cookie-Hinweis bei laufenden Anfragen

Der nächste große Schritt aus dem ursprünglichen Plan steht damit an: der Testbetrieb mit einem kleinen Nutzerkreis aus der Bremerhavener Kulturszene, gefolgt von weiteren Iterationen.

Was ich gelernt habe

Aus einer Konzeptidee wird erst durch echte Umsetzung ein Projekt. Die Grundidee von Kulturdepot stand bereits 2024 – aber erst die konkrete Zusammenarbeit mit dem Kulturamt Bremerhaven und der Schritt von der Theorie zur Implementierung haben daraus ein reales Projekt gemacht. Die Frage, wie ähnliche Plattformen bundesweit vernetzt werden könnten, habe ich in meiner Bachelorarbeit über Bibliotheken der Dinge untersucht.

Payload CMS als Backend für ein komplexes Verleih-Datenmodell. Objekte, Kategorien, Marken, Anfragen mit Status-Workflow und Dokumente sauber als Collections zu modellieren, war eine ganz andere Größenordnung als meine bisherigen, eher statischen Projekte.

Docker als Brücke zwischen lokaler Entwicklung und Produktion. Mit Postgres und MinIO in Docker Compose kann ich lokal exakt die Infrastruktur nachbilden, die später im Betrieb läuft – inklusive S3-kompatiblem Speicher für Medien.

Verleih ist mehr als ein Warenkorb. Buchungsregeln wie Vorlaufzeiten, maximale Mietdauer und feste Abhol- und Rückgabezeiten mussten von Anfang an ins Datenmodell und in die Oberfläche einfließen – nicht nachträglich ergänzt werden.

Fazit

Kulturdepot ist der direkte Nachfolger einer Idee, die aus einem einfachen „nie wieder“ entstanden ist: nie wieder stundenlang Equipment für eine Veranstaltung zusammensuchen müssen. Aus dieser Frustration ist über mein Studium und die Zusammenarbeit mit dem Kulturamt Bremerhaven ein reales Softwareprojekt geworden – mit Next.js, Payload CMS, PostgreSQL und einem vollständigen Verleih-Workflow. Das Projekt ist aktiv in Entwicklung; der nächste Meilenstein ist der Testbetrieb mit echten Nutzer:innen aus der Bremerhavener Kulturszene.