Johnny Decimal für Dateien: Wie ich 110 Ordner sortiert habe
11. August 2026
Diesen Beitrag habe ich zum Großteil von KI schreiben lassen. Dies ermöglicht es mir, ältere Projekte aufzuarbeiten und zu dokumentieren.
Kurzfassung: Ein Google-Export, fünfzehn Jahre Dateien, keine Struktur. Johnny Decimal hat daraus fünf Areas, 19 Kategorien und 110 durchnummerierte IDs gemacht — und dabei eine Dublette, eine falsch einsortierte Ordnergruppe und einen Ordner ans Licht gebracht, von dem ich nicht wusste, dass es ihn gibt.
Das hier ist der Anfang meiner Degoogle-Serie, auch wenn kein Server darin vorkommt. Bevor man Daten selbst hostet, muss man sie erst einmal zurückholen und ordnen. Sonst zieht man das Chaos nur um. Wohin das führt, steht im Überblick über den ganzen Stack.
1. Das Chaos im Google-Export
Der Auslöser war ein Google-Takeout-Export. Fünfzehn Jahre Dateien, verteilt über Drive, Fotos, Mail-Anhänge — und danach ein Ordner auf der Festplatte, in dem alles lag und nichts zu finden war.
Das eigentliche Problem war nicht die Menge. Es war, dass ich bei jeder Datei neu entscheiden musste, wo sie hingehört — und bei jeder Suche neu raten, wo ich sie damals hingelegt hatte. Der Steuerbescheid von 2019: unter Steuern? Unter 2019? Unter Finanzen/Amt? Alle drei Ordner existierten.
Das ist der Kern des Problems, und er hat einen Namen: Ablageentscheidungen sind mehrdimensional, Ordner sind es nicht. Jede Datei hat ein Datum, ein Thema, einen Ort, einen Anlass. Ein Ordnerbaum kann nur eine dieser Dimensionen abbilden — für die anderen erfindet man Unterordner, die dann wieder mehrdeutig sind.
Was ich brauchte, war nicht mehr Ordnung. Es war weniger Entscheidungsspielraum.
2. Was Johnny Decimal ist
Johnny Decimal ist ein Nummernsystem für Dateien, angelehnt an die Dewey-Dezimalklassifikation aus Bibliotheken. Drei Ebenen, mehr nicht:
- Areas — Zehnerblöcke, maximal zehn:
10-19,20-29und so weiter. - Kategorien — die einzelnen Zehner darin:
10,11,12…, maximal zehn pro Area. - IDs — die eigentliche Ablage:
11.03,24.25.
Jede Sache bekommt eine Nummer, und die Nummer ändert sich nie. 40.12 ist für immer 40.12, auch wenn der Ordner umzieht oder umbenannt wird.
Was das System eigentlich löst, ist weniger die Ordnung als die Entscheidung. Weil pro Area höchstens zehn Kategorien erlaubt sind, gibt es für jede Datei nur eine überschaubare Zahl von Orten, an die sie kann. Die Beschränkung ist nicht lästig, sie ist der Mechanismus.
Zwei Regeln aus der Dokumentation, die ich anfangs unterschätzt habe:
Lieber weniger Kategorien als mehr. Wer bei jeder Unklarheit eine neue Kategorie aufmacht, baut sich das ursprüngliche Problem zurück.
Zu dünn besetzte Kategorien zusammenlegen. Eine Kategorie mit zwei Einträgen ist keine Kategorie, sondern ein Fehler in der Aufteilung.
3. Meine Sortierregeln: nach Datum, nicht nach Thema
Das ist die Entscheidung, die für mich am meisten ausgemacht hat, und sie widerspricht dem, was die meisten intuitiv tun.
Innerhalb einer Kategorie sortiere ich chronologisch, nicht thematisch.
Der Grund ist der aus Kapitel 1: Themen sind mehrdimensional. „Hochschule Bremerhaven“ ist gleichzeitig Bildung, Projekt, Ort und Zeitraum — je nachdem, warum ich gerade danach suche. Ein Datum ist eindimensional. Es gibt nur eine Antwort auf „wann war das“, und die ändert sich nie.
Daraus wurden fünf Regeln, die ich beim Sortieren tatsächlich angewendet habe:
Möglichkeiten reduzieren, wo etwas liegen kann. Vor der ersten Datei festlegen, welche Orte es überhaupt gibt. Nicht während des Sortierens erfinden.
Datum zuerst, Ort nachrangig. Der Ordnername beginnt mit dem Datum. Der Ort — Stadt, Institution — steht in der Beschreibung, nicht in der Struktur.
Nicht thematisch sortieren. Siehe oben.
Kleinteilig anlegen, nicht sammeln. Lieber eine ID mehr als ein Sammelordner „Sonstiges“. Sammelordner sind die Stelle, an der ein System stirbt.
Grenzen setzen. Externe Projekte, fremde Datenbestände, Dinge mit eigener Struktur bekommen eine ID und werden innen nicht angefasst. Sonst sortiert man endlos.
Eine Kleinigkeit, die überraschend viel gebracht hat: Dokumentenscans von JPEG in PDF umwandeln. Ein Foto eines Briefs ist kein Dokument — es ist nicht durchsuchbar, nicht druckbar, nicht zusammenfassbar. Der Aufwand ist einmalig, der Unterschied dauerhaft.
4. Die Namenskonvention
Johnny Decimal sagt nichts darüber, wie Ordner heißen sollen — nur, welche Nummer sie tragen. Den Rest habe ich mir von Peace in Mind geliehen und angepasst:
ID_YYYY-MM-DD_kleinbuchstaben-mit-bindestrichen
ID_YYYY-MM-DD_YYYY-MM-DD_beschreibung ← bei echter Dauer
Konkrete Beispiele aus meiner Struktur:
40.15_2024-02-19_wled-led-strip
40.05_2020-11-01_deepquest
40.07_2020_gif-genossenschaft-synto-vorratsgruendung
Die Regeln dahinter:
Unterstrich trennt Bedeutungsblöcke, Bindestrich trennt Wörter. Damit lässt sich ein Name maschinell in ID, Datum und Beschreibung zerlegen — das war später beim Abgleich zwischen Notizen und echten Ordnern Gold wert.
Ein Datum bei Zeitpunkten, zwei bei echter Dauer. Schule, Studium, Jobs, Mietverhältnisse bekommen Start und Ende.
Ist kein Datum bekannt, kommt ein Platzhalter hin (0000), nicht nichts. Sonst verschiebt sich die Segmentreihenfolge und die maschinelle Zerlegung bricht.
Nur ASCII, Umlaute werden umgeschrieben: ü→ue, ö→oe, ä→ae, ß→ss. Keine Sonderzeichen außer Buchstaben, Ziffern, Unterstrich und Bindestrich.
Kein Kontext wiederholen, der schon in der Struktur steckt. Ein Ordner unter „21 Steuern“ muss nicht „steuer“ im Namen tragen.
Zwei Entscheidungen, die ich bewusst anders getroffen habe
Das zweite Datum ist mein Archiv-Signal. Ein Ordner mit nur einem Startdatum gilt als laufend, einer mit Enddatum als abgeschlossen. Damit brauche ich kein status-Feld und keinen archiv-Ordner — die Information steckt schon im Namen.
Kleiner Haken, den ich benennen sollte: Ordner ohne Enddatum sind dadurch nicht automatisch aktiv. Bei einigen ist schlicht kein Enddatum bekannt. Das ist kein Bug, aber man sollte es wissen, bevor man die Regel als Filter benutzt.
Die Regel gilt nicht rückwirkend für einzelne Dateien. Ordner und Strukturnotizen habe ich umbenannt — Scans, Exporte und Downloads innerhalb der Ordner nicht. Deshalb liegt bei mir eine Gründungsprüfung Hochschule Bremerhaven.pdf unangetastet in einem Ordner namens bremerhaven-goethestrasse-45.
Das sieht nach Inkonsistenz aus und ist eine bewusste Entscheidung: Zwei Regeln für zwei Ebenen. Die Struktur folgt einer Konvention, der Inhalt darf bleiben, wie er ist. Alles andere wäre wochenlange Fleißarbeit ohne Gegenwert.
5. Meine Areas 00–49
Fünf Areas, 19 Kategorien, 110 IDs:
00-09 System-Management
10-19 Leben & Person
20-29 Finanzen & Staat
30-39 Bildung & Karriere
40-49 Projekte, Business & Engagement
Die Zuschnitte haben sich zweimal geändert, und der zweite Schnitt ist der interessante.
Bildung & Karriere ist reine Verwaltung geworden — Bildungswege, Bewerbungen, Kurse. Alles, was tatsächlich Arbeit war (Studienmodule, Kursarbeiten, ein Gitarrenkurs, eine Kohorte), liegt jetzt unter Projekte.
Das klingt nach Haarspalterei, ist aber der Unterschied zwischen „ich suche meinen Abschluss“ und „ich suche, was ich damals gebaut habe“. Zwei verschiedene Fragen, zwei verschiedene Orte.
Aus neun Domänen-Kategorien wurde eine flache, chronologische mit 25 IDs. Vorher hatte ich Projekte nach Art getrennt — Technik, Kultur, Business. Jedes neue Projekt löste dann die Frage aus, in welche Schublade es gehört, und bei der Hälfte war die Antwort „in zwei“. Chronologisch sortiert stellt sich die Frage nicht mehr.
Das ist dieselbe Einsicht wie in Kapitel 3, nur eine Ebene höher: Wo Themen mehrdeutig sind, ist Zeit eindeutig.
6. Drei Stellen, an denen ich die Spec falsch verstanden hatte
Der ehrlichste Teil dieses Artikels.
Die Zehnerregel gilt nicht für IDs
Ich hatte angenommen, dass die Zehnergrenze überall gilt — maximal zehn Areas, zehn Kategorien, zehn IDs. Die dritte Annahme ist falsch: Pro Kategorie sind bis zu 99 IDs erlaubt. Die Zehnergrenze betrifft nur Areas und Kategorien.
Das ist keine Kleinigkeit. Mit der falschen Annahme hätte ich die Projekt-Kategorie künstlich aufteilen müssen — und wäre bei genau den Domänen-Schubladen gelandet, die ich gerade abgeschafft hatte. Eine Kategorie mit 25 IDs ist völlig regelkonform.
Die Nuller-Area hat genau eine Kategorie
Ich hatte 00-09 als sieben eigenständige Kategorien angelegt: Index, Inbox, Working, Templates, Links, Someday, Archiv. Das ist eine Fehlinterpretation — die offizielle Dokumentation zu den Standard Zeros definiert 00-09 als eine Kategorie 00 System-management mit den Unter-IDs 00.00 bis 00.09.
Beim Umbau sind zwei meiner sieben Kategorien ersatzlos verschwunden: working und someday. Der Grund ist lehrreich — das sind GTD-Status, keine Ablageorte. Eine Datei ist nicht „in Bearbeitung“, sie liegt irgendwo und hat einen Zustand. Ich hatte zwei Systeme vermischt.
Beim Aufräumen fanden sich prompt fünf Dateien, die dort nur lagen, weil „working“ ein bequemer Platz für Unentschiedenes war.
Unterordner innerhalb einer ID sind eigentlich verboten
Die Spec sagt: eine ID, eine Ebene, keine Unterordner. Ich habe mich bewusst dagegen entschieden.
Der Grund ist praktisch: Eine ID mit 278 Dateien oder ein Studium mit 29 Modulen lässt sich nicht flach abbilden, ohne unbenutzbar zu werden. Also erlaube ich Unterordner innerhalb einer ID.
Das ist keine erlaubte Variante, sondern ein Regelbruch mit Ansage. Ich schreibe das so deutlich, weil ich beim Recherchieren mehrere Anleitungen gefunden habe, die solche Abweichungen als Teil des Systems verkaufen. Sind sie nicht. Wer abweicht, sollte wissen, dass er abweicht — sonst ist es keine Entscheidung, sondern ein Missverständnis.
7. Der Realabgleich — und was er zutage förderte
Lange existierte mein System doppelt: als Notizen mit den geplanten Nummern, und als echte Ordner mit alten Namen. Dazwischen lag eine Landkarte, die übersetzte.
Irgendwann habe ich die echten Ordner tatsächlich umbenannt — mit mv, nicht als Kopie, damit es keine zwei Wahrheiten gibt. Danach heißen Notiz und Ordner identisch.
Die Landkarte konnte ich danach löschen. Sie war nur nötig gewesen, solange die beiden Seiten auseinanderliefen. Ein Dokument, das zwei Systeme synchron hält, ist ein Symptom — nicht Teil der Lösung.
Der Abgleich hat dabei Dinge gefunden, die ich in Jahren nicht bemerkt hatte:
Eine Dublette. Derselbe Dokumentensatz lag unter zwei verschiedenen IDs gleichzeitig. Beim Suchen findet man immer eine der beiden und merkt nie, dass es zwei gibt.
Eine chronologische Falschsortierung. Ein Ordner lag unter dem falschen Jahr, weil ich das Gründungsdatum mit dem Umbenennungsdatum verwechselt hatte.
Einen Ordner, den es real gab, aber in keiner Notiz. Irgendwann angelegt, nie dokumentiert, nie wieder angeschaut.
Sechs Kategorien mit losen Dateien direkt darin — ein Verstoß gegen meine eigene Zwei-Ebenen-Regel, den ich nur deshalb nicht gesehen hatte, weil ein früherer Durchgang nur die Kategorieebene geprüft hatte, nicht die ID-Ebene.
Der letzte Punkt ist der lehrreichste: Ein Häkchen bei „fertig“ ist wertlos, wenn man nur die oberste Ebene geprüft hat. Ich hatte 10-19 und 20-29 wochenlang für abgeschlossen gehalten.
8. Was ich anders machen würde
Früher real umbenennen. Die Phase, in der Plan und Wirklichkeit auseinanderliefen und eine Landkarte dazwischen übersetzte, war die unproduktivste. Solange zwei Wahrheiten existieren, pflegt man beide und traut keiner.
Die Spec vollständig lesen, bevor man anfängt. Alle drei Fehlinterpretationen aus Kapitel 6 standen dokumentiert. Ich hatte quergelesen und mir den Rest zusammengereimt — und dann einen Umbau gemacht, der nicht nötig gewesen wäre.
Auf der untersten Ebene prüfen, nicht auf der obersten. Siehe die sechs Kategorien.
Und der Punkt, den ich unterschätzt hatte: Das System zwingt einen, Entscheidungen zu treffen, die man jahrelang vermieden hat. Wohin gehört das Kleingewerbe — Projekt oder Unternehmen? Ist das Studium Bildung oder sind die Module Projekte? Diese Fragen waren die eigentliche Arbeit. Das Umbenennen war ein Nachmittag.
Würde ich es wieder machen? Ja, aber nicht wegen der Ordnung. Sondern weil ich zum ersten Mal weiß, was ich überhaupt habe — und weil eine Datei suchen jetzt heißt, sich an ein Datum zu erinnern statt an eine Ablagelogik von vor sechs Jahren.
Weiterführende Artikel
- Johnny Decimal trifft Obsidian — dasselbe System in einem Notizen-Vault, und wo es dort nicht passt.
- Ein VPS, sieben Dienste, ein Repo — der Einstieg in die Serie: was aus den zurückgeholten Daten geworden ist.
- Immich Fotobackup einrichten — der Teil des Google-Exports, der keine Dateiablage braucht.
Quellen
- johnnydecimal.com — das System selbst, inklusive Spec und The standard zeros
- plaintext-productivity.net — Peace-in-Mind-Namenskonvention
- stephango.com/vault — der Gegenentwurf: Metadaten statt Ordner